Políticas Generales de Uso, Operación y Seguridad
HubLogístico
1. Objetivo
Estas políticas tienen como objetivo establecer las reglas de uso, operación, administración, seguridad, privacidad y responsabilidad dentro de la plataforma HubLogístico, incluyendo sus módulos web, aplicación móvil, generación de documentos, administración vehicular, rastreo GPS, Carta Porte, CFDI, bitácoras, gastos, usuarios y documentación operativa.
HubLogístico tiene como finalidad apoyar a empresas de transporte, logística y operación vehicular en la administración de sus unidades, documentos, viajes, gastos, rutas, evidencias, facturación y cumplimiento operativo.
2. Alcance
Estas políticas aplican para:
- Empresas registradas en HubLogístico.
- Usuarios administradores.
- Operadores, choferes o conductores.
- Personal administrativo.
- Clientes, remitentes o destinatarios registrados.
- Vehículos, remolques, pólizas, permisos y documentos cargados.
- Uso de la plataforma web, aplicación móvil, API, módulos de rastreo, Carta Porte, facturación, bitácora y gastos.
El uso de HubLogístico implica la aceptación de estas políticas.
3. Políticas de Registro de Empresas
3.1 Alta de empresa
Toda empresa registrada deberá proporcionar información verídica, actualizada y comprobable, incluyendo:
- Razón social.
- RFC.
- Régimen fiscal.
- Domicilio fiscal.
- Datos de contacto.
- Correos autorizados.
- Usuarios responsables.
- Información fiscal necesaria para emisión de CFDI y Carta Porte.
3.2 Responsabilidad de la empresa
La empresa usuaria será responsable de:
- La veracidad de la información capturada.
- El uso correcto de la plataforma.
- La administración de sus usuarios.
- La documentación cargada.
- La información fiscal emitida.
- El cumplimiento de sus obligaciones legales, fiscales y operativas.
HubLogístico no sustituye la asesoría contable, fiscal, legal o administrativa de la empresa.
4. Políticas de Usuarios y Roles
4.1 Tipos de usuarios
La plataforma podrá manejar distintos perfiles de acceso, entre ellos:
| Rol |
Permisos principales |
| Super Administrador |
Control total del sistema y configuración global. |
| Administrador de Empresa |
Alta de usuarios, vehículos, clientes, documentos, viajes y facturación. |
| Administrativo |
Captura y consulta de documentos, gastos, clientes y viajes. |
| Operador / Chofer |
Consulta de viajes, registro de eventos, gastos y evidencias. |
| Solo Consulta |
Visualización de información sin permiso de edición. |
4.2 Alta de usuarios
Todo usuario deberá ser dado de alta con información real y única:
- Nombre completo.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
- Empresa asignada.
- Rol de acceso.
- Estatus activo o inactivo.
4.3 Uso individual de cuentas
Cada cuenta es personal e intransferible. Está prohibido compartir contraseñas, tokens, accesos o sesiones con terceros.
4.4 Baja de usuarios
Cuando un usuario deje de pertenecer a la empresa o cambie de puesto, el administrador deberá desactivarlo inmediatamente para evitar accesos no autorizados.
5. Políticas de Seguridad de Acceso
5.1 Contraseñas
Las contraseñas deberán ser seguras y se recomienda que incluyan:
- Mínimo 8 caracteres.
- Letras mayúsculas y minúsculas.
- Números.
- Caracteres especiales.
- No usar datos evidentes como nombre, RFC, teléfono o fecha de nacimiento.
5.2 Responsabilidad del usuario
El usuario será responsable de cualquier acción realizada desde su cuenta, salvo que demuestre un acceso indebido reportado oportunamente.
5.3 Bloqueo o suspensión
HubLogístico podrá bloquear usuarios cuando detecte:
- Uso indebido.
- Acceso sospechoso.
- Intentos repetidos de inicio de sesión.
- Manipulación de información.
- Violación de estas políticas.
6. Políticas de Datos Personales y Privacidad
6.1 Datos recabados
HubLogístico podrá almacenar datos como:
- Nombre.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
- RFC.
- Domicilio.
- Ubicaciones de origen y destino.
- Datos de operadores.
- Información de vehículos.
- Documentos cargados.
- Evidencias de viaje.
- Registros de ubicación GPS.
- Información fiscal relacionada con CFDI y Carta Porte.
6.2 Finalidad del tratamiento
Los datos serán utilizados para:
- Operar la plataforma.
- Generar documentos logísticos y fiscales.
- Administrar vehículos y operadores.
- Registrar rutas, gastos y eventos.
- Emitir o consultar CFDI.
- Generar Carta Porte.
- Dar soporte técnico.
- Mantener trazabilidad operativa.
- Cumplir obligaciones administrativas y fiscales.
6.3 Protección de datos
HubLogístico deberá aplicar medidas razonables de seguridad para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.
6.4 Confidencialidad
La información registrada por cada empresa será tratada como confidencial. Ningún usuario podrá acceder a información de otra empresa salvo autorización expresa o configuración permitida por el sistema.
6.5 Derechos sobre datos
La empresa y los titulares de datos podrán solicitar revisión, corrección, actualización o eliminación de información, cuando legal y operativamente proceda.
7. Políticas de Rastreo GPS
7.1 Uso del rastreo
El rastreo GPS tiene como finalidad:
- Conocer la ubicación de vehículos.
- Dar seguimiento a rutas.
- Mejorar la seguridad operativa.
- Registrar evidencia de recorridos.
- Apoyar en entregas, incidencias y control logístico.
7.2 Consentimiento operativo
La empresa deberá informar a sus operadores o conductores que los vehículos o dispositivos asignados podrán ser rastreados durante la operación.
7.3 Uso permitido
La ubicación GPS deberá usarse únicamente para fines laborales, logísticos, administrativos, de seguridad y operación.
7.4 Uso prohibido
Queda prohibido usar la ubicación para:
- Vigilancia personal fuera del horario o ruta operativa.
- Acoso.
- Fines personales.
- Divulgación no autorizada.
- Seguimiento de personas sin justificación laboral.
7.5 Precisión de ubicación
La ubicación mostrada podrá variar dependiendo del dispositivo, señal, conexión, batería, cobertura móvil o disponibilidad del servicio GPS.
8. Políticas de Vehículos
8.1 Alta de vehículos
Cada vehículo deberá registrarse con datos completos y correctos:
- Placas.
- Número económico.
- Marca.
- Modelo.
- Año.
- Tipo de unidad.
- Número de serie / VIN.
- Permiso SCT, cuando aplique.
- Datos de seguro.
- Datos de tarjeta de circulación.
- Estatus activo, inactivo, mantenimiento o baja.
8.2 Documentación obligatoria
La empresa deberá mantener actualizados los documentos relacionados con cada unidad, incluyendo:
- Póliza de seguro.
- Tarjeta de circulación.
- Permisos.
- Verificaciones.
- Documentos fiscales.
- Certificados o autorizaciones necesarias para operación.
8.3 Documentos vencidos
El sistema podrá alertar sobre documentos próximos a vencer, pero la responsabilidad de renovarlos en tiempo corresponde a la empresa.
8.4 Baja de vehículos
Cuando un vehículo salga de operación, sea vendido, cambiado o dado de baja, deberá actualizarse su estatus en la plataforma.
9. Políticas de Operadores y Conductores
9.1 Registro de operadores
Los operadores deberán registrarse con información real:
- Nombre completo.
- Teléfono.
- Licencia.
- Vigencia de licencia.
- Tipo de licencia.
- Unidad asignada, cuando aplique.
- Empresa o sucursal asignada.
9.2 Responsabilidad del operador
El operador será responsable de:
- Registrar eventos de ruta correctamente.
- Cargar evidencias reales.
- Reportar incidencias.
- Registrar gastos autorizados.
- Usar la aplicación de forma correcta.
- Mantener actualizada la información solicitada durante el viaje.
9.3 Seguridad vial
Queda prohibido manipular la aplicación mientras se conduce. El operador deberá registrar información únicamente cuando el vehículo se encuentre detenido en un lugar seguro.
10. Políticas de Viajes y Rutas
10.1 Creación de viajes
Todo viaje deberá contar, cuando aplique, con:
- Empresa.
- Cliente.
- Vehículo.
- Operador.
- Origen.
- Destino.
- Fecha de salida.
- Fecha estimada de llegada.
- Mercancía.
- Carta Porte.
- Evidencias.
- Gastos autorizados.
10.2 Estatus del viaje
Los viajes podrán manejar estatus como:
- Programado.
- En ruta.
- Pausado.
- Entregado.
- Cancelado.
- Finalizado.
- Con incidencia.
10.3 Cambios de ruta
Cualquier cambio relevante de ruta, destino, operador o unidad deberá quedar registrado en la plataforma.
10.4 Evidencia de entrega
La evidencia de entrega podrá incluir:
- Fotografía.
- Firma.
- Documento PDF.
- Comentario.
- Ubicación.
- Fecha y hora.
- Nombre de quien recibe.
11. Políticas de Bitácora de Eventos
11.1 Registro obligatorio
Durante un viaje, los usuarios autorizados podrán registrar eventos como:
- Inicio de ruta.
- Llegada a carga.
- Salida de carga.
- Parada.
- Incidencia.
- Llegada a destino.
- Entrega finalizada.
- Gasto registrado.
- Evidencia cargada.
11.2 Veracidad de eventos
Todos los eventos deberán registrarse de forma real, clara y oportuna.
11.3 Edición de eventos
La edición o eliminación de eventos deberá estar restringida a usuarios autorizados y quedar registrada en bitácora de auditoría.
12. Políticas de Gastos
12.1 Registro de gastos
Los gastos deberán registrarse con:
- Tipo de gasto.
- Monto.
- Fecha.
- Comentario.
- Viaje relacionado.
- Evidencia o comprobante.
- Usuario que lo registró.
12.2 Tipos de gastos
Podrán incluirse, entre otros:
- Combustible.
- Casetas.
- Maniobras.
- Estacionamiento.
- Mantenimiento menor.
- Alimentos.
- Hospedaje.
- Refacciones.
- Otros autorizados.
12.3 Aprobación de gastos
La empresa podrá definir si los gastos requieren autorización previa o aprobación posterior.
12.4 Gastos no autorizados
La empresa podrá rechazar gastos cuando:
- No tengan comprobante.
- No estén relacionados con el viaje.
- Sean excesivos.
- No cumplan políticas internas.
- Se registren fuera de tiempo.
- Contengan información falsa.
13. Políticas de Documentos
13.1 Carga de documentos
Los documentos cargados deberán ser legibles, vigentes y corresponder al vehículo, operador, cliente o viaje relacionado.
13.2 Formatos permitidos
La plataforma podrá aceptar formatos como:
- PDF.
- XML.
- JPG.
- PNG.
- Documentos definidos por la empresa.
13.3 Documentos fiscales
Los XML y PDF fiscales deberán conservarse sin alteración. No se deberán manipular, modificar o falsificar documentos fiscales.
13.4 Eliminación de documentos
La eliminación de documentos deberá estar restringida a usuarios autorizados y conservar trazabilidad del usuario, fecha y motivo.
14. Políticas de Carta Porte y CFDI
14.1 Responsabilidad de la información fiscal
La empresa será responsable de capturar correctamente la información requerida para la emisión de CFDI y complemento Carta Porte.
14.2 Datos mínimos
Cuando aplique, deberán capturarse correctamente:
- Emisor.
- Receptor.
- RFC.
- Régimen fiscal.
- Uso CFDI.
- Domicilio fiscal.
- Origen.
- Destino.
- Mercancías.
- Pesos.
- Cantidades.
- Unidad de medida.
- Permisos.
- Vehículo.
- Remolques.
- Operador.
- Seguros.
- Figura de transporte.
- Impuestos.
- Retenciones, cuando apliquen.
14.3 Validación previa
Antes de timbrar, el usuario deberá revisar la información. Una vez emitido un CFDI, cualquier corrección dependerá de las reglas fiscales aplicables.
14.4 Cancelaciones
La cancelación de CFDI o Carta Porte deberá realizarse únicamente por usuarios autorizados y bajo responsabilidad de la empresa emisora.
14.5 Archivos XML y PDF
La plataforma podrá almacenar XML y PDF generados para consulta, descarga y control documental.
15. Políticas de Clientes, Remitentes y Destinatarios
15.1 Alta de clientes
Los clientes deberán registrarse con información completa y correcta:
- Nombre o razón social.
- RFC, cuando aplique.
- Domicilio.
- Contacto.
- Correo.
- Teléfono.
- Lugar de entrega.
- Condiciones comerciales, cuando aplique.
15.2 Entregas
Las direcciones de entrega deberán capturarse claramente para evitar errores operativos, fiscales o logísticos.
15.3 Uso de datos de clientes
La información de clientes sólo deberá usarse para fines operativos, comerciales autorizados, logísticos, administrativos y fiscales.
16. Políticas de Evidencias
16.1 Tipos de evidencia
La plataforma podrá manejar evidencias como:
- Fotografías.
- Firmas.
- Documentos.
- Ubicación.
- Comentarios.
- Comprobantes.
- Acuses.
- Archivos fiscales.
16.2 Veracidad
Queda prohibido cargar evidencias falsas, alteradas o que no correspondan al viaje, vehículo, operador o documento relacionado.
16.3 Uso de imágenes
Las imágenes deberán usarse únicamente para fines de comprobación operativa. No deberán contener información personal innecesaria o sensible, salvo que sea indispensable para la operación.
17. Políticas de Auditoría y Trazabilidad
17.1 Registro de actividad
La plataforma podrá registrar:
- Usuario que crea.
- Usuario que actualiza.
- Fecha de creación.
- Fecha de actualización.
- Eliminaciones lógicas.
- Cambios de estatus.
- Descargas.
- Timbrados.
- Cancelaciones.
- Cargas de documentos.
- Eventos de ruta.
17.2 Eliminación lógica
Cuando sea posible, la información no deberá eliminarse físicamente, sino marcarse como eliminada para conservar trazabilidad.
17.3 Revisión de actividad
La empresa podrá solicitar reportes o consultas de actividad para auditoría interna.
18. Políticas de Seguridad de la Información
18.1 Medidas de seguridad
HubLogístico deberá procurar medidas como:
- Control de acceso por usuario.
- Roles y permisos.
- Cifrado en comunicaciones.
- Respaldos.
- Auditoría de cambios.
- Protección de archivos.
- Validaciones de sesión.
- Separación de información por empresa.
18.2 Accesos no autorizados
Cualquier sospecha de acceso no autorizado deberá reportarse inmediatamente al administrador del sistema.
18.3 Prohibición de manipulación
Queda prohibido intentar alterar, vulnerar, copiar, extraer o explotar información de la plataforma sin autorización.
19. Políticas de Respaldo y Conservación
19.1 Respaldo de información
La plataforma deberá contar con mecanismos razonables de respaldo para reducir riesgos de pérdida de información.
19.2 Conservación de información
La información operativa, fiscal y documental deberá conservarse por el periodo que determine la empresa conforme a sus obligaciones internas, legales y fiscales.
19.3 Descarga de información
La empresa podrá descargar documentos, reportes o evidencias disponibles, conforme a los permisos asignados.
20. Políticas de Soporte Técnico
20.1 Canales de soporte
El soporte podrá brindarse por los canales definidos por HubLogístico, tales como:
- WhatsApp.
- Correo electrónico.
- Teléfono.
- Sistema de tickets.
- Atención directa.
20.2 Niveles de prioridad
Las incidencias podrán clasificarse como:
| Prioridad |
Descripción |
| Alta |
El sistema no permite operar, timbrar o consultar información crítica. |
| Media |
Existe falla parcial, pero la operación puede continuar. |
| Baja |
Dudas, ajustes menores, capacitación o solicitudes no urgentes. |
20.3 Alcance del soporte
El soporte incluye orientación sobre el uso de la plataforma, revisión de errores del sistema y apoyo operativo general.
No incluye asesoría fiscal, legal, contable o corrección de datos capturados incorrectamente por el usuario, salvo acuerdo específico.
21. Políticas de Disponibilidad del Servicio
21.1 Disponibilidad
HubLogístico buscará mantener la plataforma disponible de forma continua; sin embargo, pueden existir interrupciones por:
- Mantenimiento.
- Fallas de internet.
- Servicios externos.
- Proveedores de timbrado.
- Servicios de nube.
- Actualizaciones.
- Causas de fuerza mayor.
21.2 Mantenimientos
Los mantenimientos programados deberán realizarse procurando afectar lo menos posible la operación del cliente.
21.3 Servicios externos
Cuando la plataforma dependa de servicios externos como PAC, SAT, mapas, GPS, servidores, APIs o correo, HubLogístico no será responsable por fallas originadas directamente en dichos proveedores.
22. Políticas de Integraciones y API
22.1 Uso de API
Cuando la empresa use integraciones o API, deberá proteger sus tokens, llaves, credenciales y accesos.
22.2 Prohibiciones
Queda prohibido:
- Compartir tokens con terceros no autorizados.
- Saturar los servicios.
- Extraer información sin permiso.
- Usar la API para fines distintos al proyecto autorizado.
- Alterar peticiones para evadir reglas de negocio.
22.3 Suspensión de integración
HubLogístico podrá suspender una integración cuando detecte abuso, riesgo de seguridad o uso indebido.
23. Políticas de Uso Aceptable
23.1 Uso permitido
La plataforma deberá usarse únicamente para fines logísticos, administrativos, fiscales, documentales y operativos relacionados con la empresa registrada.
23.2 Uso prohibido
Queda prohibido:
- Registrar información falsa.
- Usar documentos alterados.
- Compartir accesos.
- Usar la plataforma para actividades ilícitas.
- Intentar vulnerar el sistema.
- Extraer información de otras empresas.
- Cargar archivos maliciosos.
- Manipular evidencias.
- Emitir documentos fiscales con datos incorrectos de forma intencional.
24. Políticas Comerciales y de Servicio
24.1 Plan contratado
El acceso a módulos, usuarios, vehículos, documentos, almacenamiento, facturación o soporte podrá depender del plan contratado.
24.2 Pagos
La empresa deberá cubrir en tiempo los pagos acordados para mantener activo el servicio.
24.3 Suspensión por falta de pago
HubLogístico podrá suspender temporalmente el acceso cuando existan adeudos vencidos, previo aviso cuando sea posible.
24.4 Reactivación
La reactivación del servicio podrá requerir el pago de saldos pendientes, cargos de reactivación o actualización de condiciones comerciales.
25. Políticas de Actualizaciones
25.1 Mejoras del sistema
HubLogístico podrá realizar mejoras, cambios de interfaz, ajustes técnicos, nuevas funciones o correcciones sin afectar la propiedad de la información del cliente.
25.2 Cambios obligatorios
Cuando existan cambios fiscales, técnicos o normativos, la plataforma podrá actualizar campos, reglas, catálogos, validaciones o procesos.
25.3 Capacitación
Cuando se liberen cambios relevantes, se podrá proporcionar orientación, manuales o capacitación según disponibilidad y plan contratado.
26. Políticas de Incidentes
26.1 Reporte de incidentes
Cualquier incidente operativo, técnico, de seguridad o de datos deberá reportarse indicando:
- Empresa.
- Usuario afectado.
- Fecha y hora.
- Módulo afectado.
- Descripción del problema.
- Evidencia.
- Nivel de urgencia.
26.2 Atención
HubLogístico analizará el incidente y dará seguimiento conforme a su prioridad.
26.3 Incidentes de datos
Cuando exista riesgo de acceso indebido, pérdida o exposición de información, se deberán tomar medidas de contención, revisión y comunicación a los responsables correspondientes.
27. Políticas para Aplicación Móvil
27.1 Uso de la app
La aplicación móvil deberá utilizarse para:
- Consultar viajes.
- Ver vehículos asignados.
- Registrar eventos.
- Subir evidencias.
- Consultar documentos.
- Registrar gastos.
- Ver información operativa autorizada.
27.2 Permisos del dispositivo
La app podrá solicitar permisos como:
- Cámara.
- Ubicación.
- Archivos.
- Notificaciones.
- Internet.
Estos permisos serán utilizados únicamente para el funcionamiento operativo de la plataforma.
27.3 Uso en carretera
El operador no deberá utilizar la aplicación mientras conduce. Cualquier captura deberá hacerse con el vehículo detenido.
28. Políticas de Confidencialidad
28.1 Información confidencial
Se considera confidencial:
- Datos de clientes.
- Datos fiscales.
- Información de rutas.
- Ubicación de vehículos.
- Documentos.
- CFDI.
- Carta Porte.
- Evidencias.
- Costos.
- Gastos.
- Reportes.
- Información comercial.
28.2 Prohibición de divulgación
Los usuarios no podrán compartir información confidencial con personas no autorizadas.
28.3 Vigencia
La obligación de confidencialidad continuará aun cuando el usuario deje de usar la plataforma o deje de pertenecer a la empresa.
29. Políticas de Responsabilidad
29.1 Responsabilidad de HubLogístico
HubLogístico será responsable de proporcionar la plataforma conforme a las condiciones contratadas, procurando disponibilidad, seguridad y soporte razonable.
29.2 Responsabilidad de la empresa
La empresa será responsable de:
- La información que captura.
- Los documentos que carga.
- Sus usuarios.
- La operación de sus vehículos.
- El cumplimiento fiscal.
- El cumplimiento laboral.
- El cumplimiento de seguridad vial.
- La relación con sus clientes y operadores.
29.3 Limitación
HubLogístico no será responsable por errores derivados de información incorrecta capturada por el usuario, fallas de servicios externos, problemas de conectividad, decisiones operativas de la empresa o incumplimientos fiscales propios del cliente.
30. Políticas de Cancelación del Servicio
30.1 Solicitud de cancelación
La empresa podrá solicitar la cancelación del servicio conforme a las condiciones comerciales acordadas.
30.2 Descarga de información
Antes de cancelar, la empresa deberá descargar los documentos, reportes o información que requiera conservar.
30.3 Conservación posterior
Después de la cancelación, HubLogístico podrá conservar información durante el periodo necesario para respaldo, auditoría, obligaciones legales o aclaraciones pendientes.
31. Políticas de Capacitación
31.1 Capacitación inicial
La empresa podrá recibir capacitación inicial para el uso de:
- Registro de vehículos.
- Registro de operadores.
- Registro de clientes.
- Generación de viajes.
- Carga de documentos.
- Registro de gastos.
- Uso de bitácora.
- Descarga de Carta Porte.
- Emisión o consulta de CFDI.
31.2 Responsabilidad de capacitación interna
La empresa será responsable de capacitar a nuevos usuarios internos una vez recibido el acceso y material correspondiente.
32. Políticas de Calidad de Información
32.1 Captura correcta
La información deberá capturarse de forma clara, completa y sin abreviaturas confusas.
32.2 Validación
Antes de guardar, timbrar, enviar o finalizar procesos, el usuario deberá revisar que la información sea correcta.
32.3 Correcciones
Las correcciones deberán realizarse por usuarios autorizados y quedar registradas cuando el sistema lo permita.
33. Políticas de Notificaciones
33.1 Tipos de notificación
La plataforma podrá enviar notificaciones sobre:
- Documentos vencidos.
- Viajes asignados.
- Cambios de estatus.
- Incidencias.
- Gastos pendientes.
- Alertas operativas.
- Recordatorios.
- Actualizaciones del sistema.
33.2 Medios
Las notificaciones podrán enviarse por:
- App móvil.
- Correo electrónico.
- WhatsApp.
- Panel web.
- Otros medios habilitados.
33.3 No garantía absoluta
Las notificaciones pueden depender de internet, permisos del dispositivo, servicios externos o configuración del usuario.
34. Políticas de Reportes
34.1 Reportes disponibles
La plataforma podrá generar reportes de:
- Vehículos.
- Viajes.
- Gastos.
- Documentos.
- Operadores.
- Clientes.
- Evidencias.
- Carta Porte.
- CFDI.
- Eventos de ruta.
- Ubicaciones.
- Vencimientos.
34.2 Uso de reportes
Los reportes son herramientas de apoyo administrativo y deberán ser revisados por la empresa antes de tomarse como información definitiva para decisiones fiscales, legales o contables.
35. Políticas de Modificación de estas Políticas
HubLogístico podrá modificar estas políticas cuando sea necesario por cambios operativos, comerciales, tecnológicos, fiscales, legales o de seguridad.
Las modificaciones podrán comunicarse por medios electrónicos, dentro de la plataforma o mediante actualización del documento.
36. Aceptación
Al utilizar HubLogístico, la empresa y sus usuarios aceptan estas políticas y se comprometen a utilizar la plataforma de forma correcta, responsable, legal, segura y conforme a los fines para los que fue contratada.